Przechowywanie dokumentów

Żyjemy w czasach, w których jak nigdy wcześniej, umiejętność zabezpieczenia najważniejszych danych, w tym danych prywatnych, firmowych i informacji osobowych związanych np. z zatrudnionymi pracownikami, jest jedną z kluczowych składowych naszego bezpieczeństwa. Tak, jak w przypadku sejfów depozytowych czy kas pancernych na gotówkę i inne kosztowności, również w kwestii urządzeń do przechowywania dokumentów, zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych,została zastosowana odpowiednia klasyfikacja. Jej celem jest nie tylko sprecyzowanie wymagań technicznych urządzenia przed zakupem, ale i ułatwienie znalezienia optymalnego wyposażenia do swojego biura.

Oferowane przez nas propozycje szaf metalowych na dokumenty są uniwersalne, dlatego doskonale sprawdzą się do przechowywania ważnych dokumentów w instytucjach publicznych, urzędach, jednostkach wojskowych, komisariatach Policji, placówkach bankowych, ale także w firmach i przedsiębiorstwach, na zapleczu biurowym w magazynie czy stacji benzynowej. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby w razie potrzeby zaaranzować je także w domowym zaciszu. Ich wysoka jakość oraz solidne gabaryty pozwalają ich właścicielom zawsze spać spokojnie.

Wytrzymałość, a także niezawodność i solidność wykonania szaf z tej kategorii, gwarantowane są markami najlepszej klasy producentów, takich jak: Konsmetal, ISS czy Kamet.Wyposażenie tego typu zamawiane jest często przez wysoko wyspecjalizowane jednostki instytucjonalne do wszystkich istotnych strategicznie miejsc, jak urzędy, gabinety, sztaby kryzysowe czy kancelarie tajne. To zdecydowanie najwyższy poziom zaufania, jakim można obdarzyć producenta oraz jego produkty.

Klasy szaf do przechowywania dokumentów

W naszej ofercie szaf na dokumnety można znaleźć produkty, które przede wszystkim spełniają podstawowe warunki do bezpiecznego zabezpieczania oraz przechowywania danych osobowych, zgodnie z ustawa o ochronie danych osobowych tzw. RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) i mającej zastosowanie w polskim porządku prawnym od dnia 25 maja 2018 roku.

Dla bardziej wymagajacych użytkowników przygotowliśmy także ofertę szaf do przechowywania dokumentów niejawnych, czyli takie, które opatrzone są klauzulami „zastrzeżone”, „poufne”, „tajne” lub „ściśle tajne”. Obieg i udostępnianie takich dokumentów zostało uregulowane w Ustawie z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. W polskim ustawodastwie wyróżniamy dwie równoważne klasyfikacje szaf na dokumenty niejawne:

• Pierwsza z nich opiera się na przepisach “Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych” i definiuje tzw. Typy: 1 na dokumenty “poufne”, 2 na dokumenty “tajne” oraz 3 i 4 na na dokumenty “ściśle tajne”.
• Drugi zestaw przepisów pochodzi natomiast z Ministerstwa Obrony Narodowej i określa trzy klasy szaf: A na dokumenty “poufne”, B na dokumenty “tajne” oraz C na na dokumenty “ściśle tajne”. Mowa tu o “Zarządzeniu Ministerstwa Obrony Narodowej Nr 59/MON z dnia 11 grudnia 2017 r. w sprawie doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego do ochrony informacji niejawnych” oraz “Zarządzeniu Ministerstwa Obrony Narodowej Nr 46/MON z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych”.
  Na tę klasyfikację szaf powołuje się także „Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 czerwca 2010 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych”, które określa strukturę organizacyjną oraz podstawowe zadania kancelarii tajnych w Polsce.

Bardziej szczegółowo o tych klasyfikacjach szaf na dokumenty pisaliśmy już na naszym blogu. Warto także zapoznać się z tym, jak należy zabezpieczać dane osobowe według ustawy RODO.

W dużym skrócie, każda z wyżej wymienionych klas i typów szaf posiada inne cechy charakterystyczne, wymagania konstrukcyjne i dobór zamków dopasowane do zadań, jakim są przeznaczone. Wśród szaf i sejfów do przechowywania dokumentów w naszej ofercie można znaleźć certyfikowane produkty, spełniające zarówno europejskie normy EN 14450 i EN 1143-1, ale jednocześnie odpowiadające wymaganiom podawanym w polskich rozporządzeniach Rady Ministrów i Ministerstwa Obrony Narodowej. Dzięki temu nasi klienci mają możliwość dobrania takiego urządzenia, jakie jest wymagane przez ich firmę bądź publiczną jednostkę organizacyjną. Wielkość, waga i grubość ścian oraz drzwi dostosowane są odpowiednio do typu i klasy bezpieczeństwa, jaki dany model reprezentuje. Fabrycznie montowane są w nich wyłącznie niezawodne, atestowane zamki kluczowe i szyfrowe, które dodatkowo można również zmodyfikować podczas zamówienia, wybierając spośród różnych typów zamków szyfrowych - mechanicznych i elektronicznych. Wybrane modele do przechowywania dokumentów wyposażone są nie tylko w przestawne półki, ale również w wewnętrzne skrytki, pozwalające przechować dodatkową, cenną zawartość, jak gotówka, biżuteria czy niewielkich rozmiarów czytniki danych.

Jakie produkty znalazły się w naszej ofercie?

W naszym katalogu znalazły się wszystkie najważniejsze produkty i topowe modele najlepszych producentów, jak: ISS, Kamet, KART-MAP, Konsmetal czy Metalkas. W klasie A można znaleźć m.in. szafy metalowe KART-MAP serii MONA lub 8-modelową grupę szaf MS1/A produkcji Konsmetal, spełniające unijne wymagania dotyczące RODO oraz posiadające certyfikat do przechowywania dokumentów z klauzulą „poufne”. W klasie B znalazły się szafy z podwójnym zamkiem, przeznaczone na dokumenty „tajne”, funkcjonalne oraz praktyczne pod względem wewnętrznego układu i rozmieszczenia półek - tutaj uwadze naszych Klientów polecamy szczególnie szafy serii ISS Aachen/MON lub MS1 z firmy Kamet. Klasa C bezpieczeństwa dedykowana jest szafom na akta oznaczane jako „ściśle tajne”. W tych modelach, podobnie jak w klasie B, obok zamka kluczowego, w standardzie został zainstalowany dodatkowy zamek szyfrowy mechaniczny. Szafy klasy C mają najmocniejszą konstrukcję spośród tych wg wytycznych MON-owskich. Muszą być one m.in. wykonane z blachy stalowej o grubości co najmniej 5 mm (lub min. 3 mm w przypadku konstrukcji wielopłaszczowej). W tej kategorii rekomendujemy wybór szaf serii ISS Düsseldorf/MON lub dwudrzwiowe Konsmetal MS2/C.

Alternatywna klasyfikacja i certyfikacja zgodnie z wytycznymi Rozporządzenia Rady Ministrów bierze pod uwagę punktację tzw. “środka bezpieczeństwa”, która nadana jest typom szaf w zależności od ich konstrukcji. Zgodnie z tymi zapisami, każdy typ szaf musi spełniać określone normy i posiadać stosowne atesty, dopasowane zawsze do klauzuli przechowywanych dokumentów. Są to te same normy, które stosowane są do certyfikacji sejfów: PN-EN 14450 dla klas S1 i S2, PN-EN 1143-1 dla klasy 0 oraz odnosząca się do zamków o wysokiej odporności na włamanie PN-EN 1300. Typ 1 szaf na akta „poufne” obejmuje lekkie, jedno- i dwudrzwiowe konstrukcje o bardzo estetycznym wykończeniu, doskonale sprawdzające się jako element eleganckiej i funkcjonalnej, biurowej infrastruktury. Jako przykład można tu podać szafy Kamet MST1 lub ISS Stolberg. Typ 2 to modele pośrednie, profesjonalnie zabezpieczające dokumenty i akta „tajne” m.in. za pomocą większej masy własnej, spowodowanej zwiększoną grubością ścianek oraz drzwi. „Ściśle tajne” dane chronione są mechanicznymi zamkami szyfrowymi - w Typie 3 w standardzie montowany jest jeden zamek, zaś w Typie 4 aż dwa. Ponadto konstrukcja szafy Typu 3 posiada certyfikat odporności na włamanie w klasie S2, a Typu 4 w klasie 0, jak np. Konsmetal SD2/0. Dodatkowo, producenci dają możliwośćsamodzielnego skonfigurowania wnętrza szafy przed jej zamówieniem. Dzięki temu finalny produkt idealnie odpowiada potrzebom danego miejsca i użytkowników.