Dla wielu firm oraz osób prywatnych bezpieczeństwo posiadanej przez nich dokumentacji jest równie ważne, co ochrona kosztowności w formie biżuterii, gotówki oraz papierów wartościowych, a nawet broni palnej. Jej uszkodzenie, całkowite zniszczenie lub też przejęcie przez osoby trzecie, może mieć negatywne i daleko idące skutki prawne, jak i finansowe.
Warto o tym pamiętać zawczasu i już teraz zabezpieczyć wszelką dokumentację, która powinna pozostać niejawna. Doskonale w tej materii odnajdzie się dopasowana szafa na dokumenty, która sprawdzi się zarówno w przestrzeni dowolnego przedsiębiorstwa, urzędzie, posterunku policji, jak i jednostce wojskowej.
Dowiedz się więcej na temat rodzajów metalowych szaf na dokumenty, sposobów ich certyfikacji, a także sprawdź, jak wybrać tę, która odpowie na wszystkie Twoje potrzeby.
Jakie są rodzaje metalowych szaf na dokumenty?
W tej materii możemy wyróżnić trzy podstawowe grupy rozwiązań służących do zabezpieczania dokumentacji:
- Pierwszą z nich są tradycyjne metalowe szafy na akta o lekkiej lub wzmocnionej konstrukcji, które nie posiadają certyfikatów wydawanych przez instytuty badawcze, tak jak np. w przypadku sejfów. To jednak absolutnie nie umniejsza ich jakości. Tego rodzaju produkty znakomicie nadają się do przechowywania dokumentacji, która nie jest opatrzona klauzulami takimi, jak „zastrzeżone”, “poufne”, “tajne” lub “ściśle tajne”. Co ważne, szafy te spełniają wymagania do przechowywania dokumentacji, jakie definiuje RODO, o czym pisaliśmy w naszym artykule jak zabezpieczyć dane osobowe?. Szafy z tej grupy są produkowane w większości z blachy o grubości od 0.6 do nawet 1.2 mm, a ich waga może osiągnąć nawet 100 kg. W naszej ofercie znajdziesz wiele modeli gabarytowych, które z pewnością dopasujesz do swojej przestrzeni. W zależności od modelu dostępne są szafy z drzwiami uchylnymi (jedno- lub dwudrzwiowe), przesuwnymi lub estetycznym zamknięciem żaluzjowym z tworzywa sztucznego.
- Następne w kolejności są szafy ognioodporne, które posiadają certyfikat ognioodporności wydany przez odpowiedni instytut badawczy lub mają jedynie tzw. podwyższoną odporność ogniową sprawdzoną przez producenta w teście fabrycznym na etapie projektowania i produkcji. Ognioodporność szaf sprawdzana jest w dokładnie ten sam sposób, jak w przypadku klasycznych sejfów. Więcej informacji o testach, czasie i klasach ognioodporności możesz przeczytać w artykule testy pełnej ognioodporności sejfów. Pomimo braku certyfikacji potwierdzającej ich antywłamaniowość, szafy z tej grupy również stanowią doskonałe zabezpieczenie tradycyjnych dokumentów. Są to solidne meble z blachy stalowej - o co najmniej dwuścianowej konstrukcji korpusu i drzwi. Przestrzeń między warstwami blachy wypełniona jest dodatkowo materiałem izolacyjnym, który zapewnia odpowiednie zabezpieczenie wnętrza przed działaniem ognia.
- Z kolei do ostatniej grupy rozwiązań, które mają służyć zabezpieczaniu dokumentów posiadających wyżej wspomniane klauzule niejawności, zaliczamy tzw. szafy certyfikowane. Formalnie rzecz ujmując, szafy te muszą spełnić dokładnie te same restrykcyjne normy, według których klasyfikuje się sejfy. O szczegółach piszemy poniżej.
Jak wygląda klasyfikacja certyfikowanych szaf?
Pierwszy rodzaj klasyfikacji dotyczy pojęcia tzw. ”środka bezpieczeństwa” określonego przez konstrukcję szafy. W tym obszarze, według Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych, wyróżniamy następujące typy:
- Typ 1 - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „poufne”. Jest to zasadniczo zamykany na klucz mebel biurowy, niewyposażony w żadne szczególne funkcje zabezpieczające, ale charakteryzujący się umiarkowaną odpornością na nieuprawnione próby otwarcia. Dodatkowo szafa Typu 1 musi być zabezpieczona zamkiem co najmniej kategorii 4 atestowanym według normy PN-EN 12209 (przeważnie są to klasyczne zamki z wymienną wkładką bębenkową) lub lepszy zamek kluczowy klasy A według normy PN-EN 1300 (stosowany także w sejfach w klasach od S1 do II).
- Typ 2 - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „tajne”. Szafy w typie 2 posiadają co najmniej klasę S1 wg normy PN-EN 14450 oraz muszą być zamykane zamkiem kluczowym klasy A lub zamkiem szyfrowym klasy B (mechanicznym lub elektronicznym) atestowanym wg normy PN-EN 1300. Zamek klasy B powinien być zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem.
- Typ 3 - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „ściśle tajne”. Szafy w typie 3 posiadają co najmniej klasę S2 wg normy PN-EN 14450 oraz muszą być zamykane zamkiem szyfrowym klasy B (mechanicznym lub elektronicznym) zabezpieczonym przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem i/lub prześwietleniem radiologicznym (atest wg normy PN-EN 1300).
- Typ 4 - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „ściśle tajne”. Szafy w typie 4 posiadają co najmniej klasę 0 wg normy PN-EN 1143-1 oraz muszą być zamykane dwoma zamkami szyfrowymi klasy B (mechanicznym lub elektronicznym) zabezpieczonym przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem i/lub prześwietleniem radiologicznym (atest wg normy PN-EN 1300).
Drugim sposobem certyfikacji szaf przeznaczonych do składowania dokumentów niejawnych jest klasyfikacja zgodna z Zarządzeniami Ministerstwa Obrony Narodowej Nr 59/MON z dnia 11 grudnia 2017 r. w sprawie doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego do ochrony informacji niejawnych i jednocześnie Nr 46 z dnia 24 grudnia 2013 r. w sprawie szczególnego sposobu organizacji i funkcjonowania kancelarii kryptograficznych. Wyróżniamy tutaj trzy klasy, dla których wymagania techniczne bardzo precyzyjnie opisuje Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 59/MON:
- Klasa A – nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „poufne”, a także „zastrzeżone”. Konstrukcja szafy musi być wykonana z blachy stalowej o grubości co najmniej 1 mm. Drzwi szafy muszą być ryglowane na co najmniej trzech krawędziach ryglami o średnicy min. 12 mm. Zamknięcie odbywać się powinno poprzez jeden zamek kluczowy, co najmniej klasy A wg PN-EN 1300, zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem. Klasa A szaf wg MON odpowiada wymaganiami typowi nr 1 wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r.
- Klasa B - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „tajne”, a także „poufne” i „zastrzeżone”. Konstrukcja szafy musi być wykonana z blachy stalowej o grubości co najmniej 3 mm. Drzwi szafy muszą być ryglowane na co najmniej trzech krawędziach ryglami o średnicy min. 15 mm. Zamknięcie odbywać się powinno poprzez dwa zamki oddzielnie blokujące mechanizm ryglowy: jeden zamek kluczowy, co najmniej klasy B, oraz drugi zamek szyfrowy mechaniczny lub elektroniczny, co najmniej klasy B. Oba zamki powinny być zabezpieczone przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem oraz posiadać atest zgodności z normą PN-EN 1300. Szafy w klasie B wg MON odpowiadają wymaganiami typowi nr 2 wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r.
- Klasa C - nadaje się do przechowywania dokumentów o klauzuli „ściśle tajne”, a także „tajne”, „poufne” i „zastrzeżone”. Konstrukcja szafy musi być wykonana z blachy stalowej o grubości co najmniej 5 mm (lub min. 3 mm w przypadku konstrukcji wielopłaszczowej). Drzwi szafy muszą być ryglowane na co najmniej trzech krawędziach ryglami o średnicy min. 15 mm. Zamknięcie odbywać się powinno poprzez dwa zamki oddzielnie blokujące mechanizm ryglowy: jeden zamek kluczowy, co najmniej klasy B, oraz drugi zamek szyfrowy mechaniczny lub elektroniczny, co najmniej klasy B. Oba zamki powinny posiadać atest zgodności z normą PN-EN 1300 oraz być zabezpieczone przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem oraz dodatkowo przed prześwietleniem radiologicznym w przypadku zamka szyfrowego. Szafy klasy C wg MON odpowiadają wymaganiami typom 3. i 4. wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r.
Jak wybrać właściwą metalową szafę do przechowywania dokumentów poufnych, tajnych lub ściśle tajnych?
Podjęcie dobrej decyzji ułatwi Ci wykonanie tych trzech kroków:
Po pierwsze - zdecyduj, jaki rodzaj dokumentacji zamierzasz przechowywać w swojej szafie
Czy są to tradycyjne dokumenty zawierające np. dane osobowe, które chcesz utrzymać w porządku, zabezpieczyć przed zniszczeniem lub ewentualnym dostaniem się w niepowołane ręce? A może to bardzo istotne i niejawne informacje, do których wgląd powinny mieć tylko najbardziej zaufane i uprawnione do tego osoby z Twojej organizacji?
Po drugie - ustal budżet, który możesz przeznaczyć na zakup takiej metalowej szafy
Najtańsze rozwiązania dostępne w naszym sklepie, takie jak lekkie szafy na akta, zaczynają się już od około 500 złotych. Natomiast największe szafy ognioodporne w klasie 0 mogą wymagać inwestycji opiewającej nawet na 16 000 złotych.
Po trzecie - dobierz pozostałe parametry takie, jak rozmiar oraz dodatkowe funkcjonalności
Gdy postanowisz, jaki typ dokumentów będzie zabezpieczany w ten sposób - pochyl się nad tym, ile ich będzie. Podjęcie tej decyzji pozwoli Ci wybrać szafę, która pomieści je wszystkie. Dodatkowo zwróć uwagę takie elementy, jak: rodzaj zamka (na klucz, szyfr, biometryczny lub łączony), kolor, a nawet kształt i rozmiar Twojej szafy.
Sprawdzone metalowe szafy na dokumenty niejawne. Dlaczego warto?
Jednym z najważniejszych aspektów jest oczywiście fakt, iż dobrze dobrana szafa na dokumenty poufne daje pewność, że ważna dokumentacja jest dobrze chroniona. Z jednej strony nie dostanie się do niej żadna niepowołana osoba, a z drugiej - nie ulegnie zniszczeniu np. w wyniku działania ognia.
Warto pamiętać, że metalowe szafy na dokumenty zapewniają również wygodę. Pozwalają na sprawne uporządkowanie wszystkich dokumentów, a jednocześnie zapewniają komfort podczas samego korzystania.
Zależy Ci na sprawdzonej szafie, dzięki której ochronisz swoje dokumenty?
Koniecznie zapoznaj się z naszą ofertą szaf na dokumenty niejawne i nie tylko, w której czeka na Ciebie imponujący wybór rozwiązań. Określ parametry, na których Ci zależy, ustal budżet, którym dysponujesz, a następnie dokonaj właściwego wyboru.
Jeśli w trakcie poszukiwań będziesz mieć jakiekolwiek pytania – skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy Ci znaleźć dopasowaną szafę do ochrony dokumentacji. Pamiętaj, że nasze produkty są dostępne na terenie całego kraju. Wystarczy, że zamówisz je online, a szybko i bezpiecznie dostarczymy je w dowolne miejsce. Do Warszawy, Wrocławia, Krakowa, Poznania, Gdańska, jak i wielu innych miast oraz miasteczek w Polsce.
