Wybór wbrew pozorom nie jest łatwy. Odpowiednie szafy metalowe na dokumenty należy dopasować rozmiarem, klasą bezpieczeństwa, funkcjonalnością. Wszystko zależy od tego ile dokumentów musisz przechowywać i jakiego typu są to dokumenty. Czy będą to segregatory, teczki czy luźne kartki. Odpowiednia pojemność, liczba półek, to wszystko pozwoli na wygodne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów.
Co posiadają szafy metalowe na dokumenty? Na co zwrócić uwagę?
Szafy metalowe na dokumenty mogą być wyposażone w różne systemy zamków, takie jak zamki na klucz, zamki szyfrowe (mechaniczne lub elektroniczne) czy zamki biometryczne. Wbrew pozorom nie każdy zapewni odpowiedni poziom bezpieczeństwa i będzie wygodny w użyciu.
Pamiętaj, że szafy wykonane z wysokiej jakości stali zapewniają większą trwałość i odporność na uszkodzenia. Szafa powinna mieć wzmocnione drzwi i zawiasy, a jeśli dokumenty są szczególnie ważne lub poufne, warto rozważyć szafy o wyższej klasie bezpieczeństwa. Mogą one mieć także regulowane półki, szuflady na teczki wiszące, specjalne przegrody czy półki na segregatory. Pamiętaj, że niektóre szafy oferują dodatkowe funkcje zabezpieczające, takie jak wewnętrzne zamki na poszczególnych półkach.
Jeśli przechowujesz dokumenty, które muszą być chronione przed ogniem, wybierz szafę z odpowiednią klasą odporności ogniowej. Szafy ognioodporne są zaprojektowane tak, aby chronić zawartość przez określony czas w wysokich temperaturach.
Jeśli szafa będzie stała w widocznym miejscu, warto wybrać model, który dobrze komponuje się z wystrojem wnętrza. Szafy metalowe na dokumenty są dostępne w różnych kolorach i wykończeniach, co pozwala na dopasowanie ich do stylu biura.
Kilka najważniejszych pytań i odpowiedzi jakie musisz sobie zadać przed zakupem szafy na dokumenty
Określ, jak solidna powinna być Twoja szafa, co w niej będziesz trzymał, ile będą ważyły dokumenty i czy musza być zabezpieczone przed ogniem. Bądź świadomy tego, ile miejsca ma Twoje biuro tak by zmieścić konieczne materiały w szafie, ale też mieć swobodę funkcjonowania w nim. Zrób listę dokumentów, które chcesz w szafie przechowywać ponieważ może się okazać, że jedna szafa nie wystarczy. Ustal budżet jaki możesz przeznaczyć na zakup szafy i próbuj dopasować jak najlepiej wyposażoną szafę w tym budżecie.
Niektóre szafy są bardzo trwałe, a to oznacza, że dokumenty mogą służyć znacznie dłużej i wytrzymać próbę czasu, a także są bezpieczniejsze. Szafy metalowe zamykane na klucz to jedna z najbezpieczniejszych opcji dostępnych na rynku. Metal jest również często znacznie lżejszy niż drewno, jeśli chodzi o meble, co sprawia, że te szafki na dokumenty są znacznie łatwiejsze do przenoszenia i transportu. Jednak szafy te mają nieco bardziej ograniczony wygląd, ponieważ są wykonane z metalu, który można malować i teksturować jedynie w określony sposób.
Możesz wybierać pomiędzy różnymi rozmiarami i głębokościami szuflad – to, co chcesz przechowywać i jak obecnie przechowujesz dokumenty, będzie determinować wybór szafki. Na przykład, jeśli wszystkie Twoje pliki znajdują się w teczkach z dźwignią, szafka na dokumenty z wieloma szufladami może nie być właściwym wyborem.
Zamykane szafki na dokumenty idealnie nadają się do zabezpieczania dokumentów i danych. Jeśli chcesz, aby Twoje szafki były bezpieczne do użytku pracowników lub aby mieć pewność, że żadne informacje nie zostaną usunięte z biura, dobrze byłoby sprawdzić zamykane elementy różnych szaf.
Warto również rozważyć, czy wolisz szafkę pod biurkiem, aby utrzymać porządek w mniejszym biurze, czy też wolisz znacznie większe szafki na dokumenty, aby zapewnić wystarczającą ilość miejsca do przechowywania, jeśli jesteś częścią szybko rozwijającej się firmy.
Niektóre szafki są wyposażone w kółka lub koła, dzięki czemu można je przesuwać. Jeśli planujesz przeprowadzkę lub po prostu myślisz, że warto wstawić więcej biurek i przenieść system kartoteki do innego pokoju, wybór szafki na kółkach znacznie ułatwi zmianę mebli biurowych.
Ognioodporne szafy metalowe na dokumenty
Ognioodporne szafy na dokumenty na pewno będą droższe, ale mogą zapobiec uszkodzeniu najważniejszych dokumentów w przypadku pożaru. Co roku w Polsce dochodzi do około ponad 8 tysięcy pożarów w miejscach pracy, dlatego istotne jest przechowywanie ważnych dokumentów w ognioodpornej szafie. Unikniesz przykrej niespodzianki.
Czy istnieje aż tak duża różnica między ognioodporną szafką na dokumenty a zwykłą metalową szafką? Tak, ognioodporne szafy na dokumenty są znacznie bardziej wytrzymałe ze względu na ognioodporną warstwę materiału podobnego do betonu. Zapewniają również znacznie większe bezpieczeństwo ważnych plików i dokumentów. Są także trudne do sforsowania w porównaniu ze standardowymi metalowymi szafkami na dokumenty i mogą być wyposażone w imponującą gamę zamków. Pamiętaj, że wewnętrzna warstwa impregnowanego betonu sprawia, że są one niezwykle ciężkie, przez co trudno je przenosić po biurze.