Przechowywanie dokumentów i wartościowych przedmiotów w urzędach, firmach i przedsiębiorstwach wymaga nieco “zachodu”. Trzeba dokładnie zastanowić się, gdzie przechowywać ważne “papiery”, aby dane osobowe i inne cenne informacje były bezpieczne. Przechowywanie dokumentacji i cennych przedmiotów stanowi wyzwanie XXI wieku.
Czytając ten artykuł, dowiesz się komu oraz gdzie przydają się metalowe szafy na dokumenty, czy są praktyczne i poznasz ich zastosowanie.
Gdzie stosuje się metalowe szafy na dokumenty?
Metalowe szafy na dokumenty to jeden z najbardziej praktycznych i najczęściej spotykanych mebli w każdym biurze. Ich wymiary pozwalają na wygodne pomieszczenie dużych ilości dokumentów, ale także innych przedmiotów. Design takich mebli, prosty kształt, stonowane kolory idealnie nadają się do każdego biura, ale także urzędu. Nie przykuwają uwagi, wtapiają się w wystrój wnętrza. Dzięki solidnej konstrukcji i budowie mogą wytrzymać naprawdę duże obciążenia, właśnie dlatego spełniają oczekiwania użytkowników.
Gdzie można zastosować i z powodzeniem wykorzystać metalowe szafy?
- urzędy - nie ma urzędu, w którym nie znajdziesz przynajmniej kilku sztuk metalowych szaf. Są to bardzo praktyczne skrytki na dokumenty, w których nie tylko łatwo można posegregować wartościowe papiery, ale będą one również bezpieczne i niedostępne dla ewentualnych petentów. Ma to ogromne znaczenie, chociażby ze względu na przepisy RODO. Metalowe szafy, zarówno te najprostsze, ale również pancerne służą do przechowywania danych poufnych i tajnych.
- biura - wszelkie biura, siedziby firm i przedsiębiorstw to miejsca, gdzie znajdują się rozmaite istotne dokumenty. Trzeba je przechowywać w bezpiecznym miejscu, gdzie są posegregowane, a pracownik może mieć do nich łatwy dostęp. Szafy metalowe spełniają oczekiwania użytkowników i służą im przez długi czas. Są wyposażone w zabezpieczenia, które chronią zawartość przed niepowołanymi osobami.
- komenda/komisariat policji - policjanci również posiadają duże ilości dokumentów, w których znajdują się między innymi dane osobowe osób przesłuchiwanych, zatrzymanych przez policję lub takich, które otrzymały mandat. To bardzo ważne, by taka dokumentacja była bezpieczna i nie dostała się w ręce “osób trzecich”. Właśnie dlatego w komendach i komisariatach policji bardzo często znajdują się metalowe szafy do przechowywania dokumentacji.
- szpital/przychodnia - w szpitalu oraz przychodni znajdują się dane wrażliwe pacjentów. Nie mogą się one znaleźć w rękach osób obcych, muszą być też chronione przed wścibskim wzrokiem członków rodziny oraz znajomych, którzy chcieliby znać historię choroby pacjenta. Lekarza obowiązuje tajemnica lekarska i musi się tego trzymać.
- gabinet lekarski - nawet jeżeli gabinet lekarski jest prywatny - trzeba zachować pewne istotne warunki przechowywania kart pacjentów. Dane wrażliwe nie mogą znajdować się na wierzchu, dostępne dla każdego człowieka, który przyjdzie do gabinetu. Konieczne jest więc chowanie dokumentacji w bezpiecznej metalowej szafie. Tajemnica lekarska obowiązuje również w prywatnych placówkach.
- szkoła wojskowa/strzelnica - są to miejsca, gdzie przechowuje się nie tylko rozmaite dokumenty, ale również broń. Szafa metalowa może sprawdzić się również jako skrytka na tego typu przedmioty. Konieczne jest jednak zapewnienie wszelkich obostrzeń związanych z przechowywaniem broni.
- szkoła/uczelnia - w szkołach i uczelniach wyższych znajdują się dane osobowe uczniów i studentów, którzy uczęszczają do placówki. Nie można pozwolić na to, by dostały się do rąk osób niepowołanych. Dokumentacja taka musi być rzetelnie segregowana i bezpiecznie przechowywana. Najczęściej wybierane do tego są szafy metalowe.
- biuro rachunkowe - w biurach rachunkowych obowiązkiem jest posiadanie szaf metalowych do bezpiecznego przechowywania dokumentów powierzonych pracownikom przez firmy, dla których prowadzona jest księgowość. Bezpieczeństwo dokumentacji to priorytet i podstawa każdej księgowej i kadrowej.
- bank - banki to placówki, w których obraca się dużą ilością gotówki, a osoby prywatne zakładają tam rachunki bankowe. Pobierają one wiele bardzo wrażliwych danych od swoich klientów i to niezwykle ważne, by były one bezpieczne. Właśnie dlatego w placówkach tych znajdują się między innymi szafy metalowe na dokumenty.
- biuro detektywistyczne - w tego typu firmach znajdują się nie tylko dane osobowe klientów, ale również wiele szczegółowych informacji pochodzących z rozmaitych obserwacji. Konieczne jest przechowywanie takich danych w solidnych szafach metalowych.
Czy szafy metalowe do biura są bezpieczne pod kątem RODO?
Szafy metalowe mają duże rozmiary i są dosyć ciężkie. Dzięki solidnej budowie i wbudowanemu zamkowi są naprawdę bezpiecznym sposobem na przechowywanie dokumentów zawierających dane osobowe i poufne informacje. Szafy metalowe posiadają liczne certyfikaty, a ich zabezpieczenia są wystarczające, by przechowywać w nich dane osobowe i wszelkie cenne przedmioty. Ponadto spełniają rygorystyczne wymogi Unii Europejskiej dotyczące przechowywania takich dokumentów.
Dokumenty zawierające RODO możesz z powodzeniem przechowywać w tego typu szafach - jednocześnie nie martwiąc się, że mają zbyt słabe zabezpieczenia i nie spełnią oczekiwań użytkownika. Warto wspomnieć, że istnieją klasy zabezpieczeń i można wybrać rozwiązanie, które spełni oczekiwania użytkowników.
Jak zbudowane są szafy metalowe?
Każda szafa metalowa przeznaczona na dokumenty jest wykonana z solidnej i trwałej stali. Jest odporna na uszkodzenia i pozwala na umieszczenie w niej ciężkich segregatorów z dokumentacją. W skrytkach tych montowane są solidne i trwałe drzwi, które chronią przed otwarciem ich przez niepowołane osoby. Szafy mają duże gabaryty, co utrudnia ich przesunięcie lub wyniesienie z miejsca docelowego, zwłaszcza jeśli są wypełnione po brzegi dokumentacją.
Warto wspomnieć, że tego typu szafa jest zabezpieczeniem nie tylko przed złodziejami, ale również przed ewentualnym pożarem lub powodzią.
Każda szafa metalowa na dokumenty jest wyposażona w bezpieczny zamek, który chroni ukryte tam papiery. Jeżeli kluczyk jest w odpowiedni sposób przechowywany, dokumentacji nie grozi zaginięcie. Oczywiście wnętrze jest wyposażone w liczne półki, które wytrzymają pewne obciążenia.
Szafa metalowa na dokumenty - zabezpieczenia
Każda szafa metalowa jest wyposażona w szereg zabezpieczeń. Jednym z nich jest wykonanie z solidnej, odpornej na uszkodzenia stali. Istotne jest również zamontowanie wysokiej jakości zamka, który chroni przed włamaniem i dostaniem się do zawartości szafy niepowołanych osób.
Dodatkowo bardzo istotnym zabezpieczeniem są przyznawane szafom liczne certyfikaty: antywłamaniowe, przeciwpożarowe i przeciwpowodziowe. Kupując szafę, warto zwrócić uwagę na klasę zabezpieczeń, ponieważ jest to gwarancja dla użytkownika.
Szafy metalowe można podzielić na trzy klasy:
- A - przeznaczone do przechowywania dokumentów “poufnych”,
- B - przeznaczone do przechowywania dokumentów “tajnych”,
- C - przeznaczone do przechowywania dokumentów “ściśle tajnych”.
Szafy można podzielić również pod względem klas wg PN-EN 14450:2006:
- S1 - idealna do przechowywania dokumentów, materiałów i przedmiotów poufnych, spełnia minimalne wymogi w zakresie przechowywania broni,
- S2 - jest gwarancją wysokiego poziomu ochrony przed kradzieżą i innymi niebezpieczeństwami.
Warto wspomnieć, że wśród szaf metalowych wyróżniamy również szafy pancerne. Są one przeznaczone do przechowywania dokumentów tajnych i ściśle tajnych. Posiadają one przynajmniej dwa niezależne od siebie zamki, są wykonane z najwyższej jakości materiałów i wyposażone w podwójne zabezpieczenia. Takie szafy są bardzo bezpieczne i z powodzeniem można z nich korzystać, jeśli musisz przechowywać dokumenty tajne.
Jak wybrać doskonałą metalową szafę na dokumenty?
Wybór doskonałej szafy metalowej wymaga wcześniejszej analizy wykonanej przez przyszłego właściciela. Najpierw konieczne jest dokładne przemyślenie, jakie dokumenty i przedmioty będą w niej przechowywane. Na tej podstawie można określić rodzaj zabezpieczeń i klasę szafy, którą musi wybrać.
Kolejnym krokiem jest przeanalizowanie faktu, jak dużo materiałów do przechowania posiada właściciel. W ten sposób można określić rozmiar lub ilość szaf, które trzeba zakupić.
Przeanalizuj czy wystarczy zwykła szafa metalowa, czy konieczne jest zakupienie nieco droższej, ale bezpieczniejszej szafy pancernej. Warto również na etapie kupna zastanowić się, czy potrzebujesz ochrony przed ogniem i wodą, czy wystarczą zabezpieczenia antywłamaniowe.
Pamiętaj, że zawsze warto poszukać informacji i opinii w sieci lub porozmawiać ze sprzedawcami, by wybrać rozwiązanie, które spełni Twoje oczekiwania.