Zastanawiając się nad tym, jaka szafka na akta sprawdzi się najlepiej w Twojej firmie lub w instytucji publicznej, warto wziąć pod uwagą wrażliwość przechowywanych danych, a także liczbę dokumentów, które muszą zostać zabezpieczone. Odpowiedni produkt powinien ograniczać dostęp do materiałów, zapewniając go wyłącznie uprawnionym osobom. Warto więc zwrócić uwagę na zamki i zabezpieczenia, które sprawią, że szafka na akta będzie właściwe chroniona. Jeśli poszukujesz informacji na temat tego, jak wybrać odpowiedni model do swojego biura, koniecznie przeczytaj poniższy artykuł!
Jakie zabezpieczenia powinna spełniać szafa na akta?
Najlepiej, aby zakupiona przez Ciebie szafa na akta była zgodna z normami europejskimi, takimi jak EN 14450. Norma ta dzieli zabezpieczenia na dwie klasy S1 i S2. W zależności od Twoich potrzeb możesz wybrać produkt klasy S1, spełniający podstawowe standardy lub postawić na bardziej zaawansowaną wersję, sygnowaną klasą S2. Jakie są między nimi różnice? Szafka na akta klasy S1 jest wykonana z wysokiej jakości stali. Ścianki i drzwiczki sejfu nie mogą być cieńsze niż 3 mm. Jeżeli waga szafy nie przekracza 1000 kg, to powinna być ona wyposażona w przynajmniej dwa otwory kotwiczące ją ze ścianą i podłogą. Jeżeli chodzi o sejfy i szafki na akta klasy S2, to wykazują one więcej jednostek oporu (50 RU) niż modele w podstawowej wersji. Klasa S2 ma również nieco grubsze ścianki. Dzięki temu przedostanie się do zawartości, którą skrywają szafy metalowe, jest dla włamywaczy trudniejszym zadaniem.
Klasy i rodzaje zamków wykorzystywanych w szafach na akta
Szafki na akta osobowe powinny być właściwie zabezpieczone przed dostępem do ich zawartości osób nieuprawnionych. W tym celu zakupiony przez Ciebie model powinien posiadać przynajmniej jeden z trzech rodzajów zamków:
- mechaniczny
- elektroniczny
- biometryczny
W zależności od tego, jak wiele osób ma mieć dostęp do zabezpieczonych materiałów, należy wybrać najbardziej praktyczne rozwiązanie. Zamki zgodnie z normą EN1300 mogą mieć jedną z trzech klas: A, B, C. Szafki na akta osobowe wyposażone w zamki klasy A mają minimum 10 tys. kombinacji zamka. Jeżeli zależy Ci na bardzo wysokiej ochronie, możesz postawić na zabezpieczenia wyposażone w zamki klasy C, które mają minimum 1 milion kombinacji.
Szafki na akta osobowe – klasa ognioodporności
Dokumenty w trakcie pożaru mogą błyskawicznie ulec zniszczeniu. Dobrze więc wybierać szafki na akta osobowe, które zostały właściwie zabezpieczone przed tego rodzaju zdarzeniami. Warto postawić na produkty certyfikowane według normy EN 15659. Określa ona, jak długo szafy metalowe lub sejfy są w stanie utrzymać temperaturę wewnętrzną poniżej 170°C w trakcie pożaru. Określamy dwie główne wartości:
- LFS 30 P
- LFS 60 P
Gwarantują one ochronę dokumentów przed pożarem przez określony czas, czyli 30 lub 60 minut. Aby zwiększyć szanse na to, że zawartość akt zostanie nienaruszona, dobrze zainwestować także w system alarmowy, który powiadomi odpowiednie służby o zdarzeniu, zraszacze przeciwpożarowe oraz specjalne ognioodporne teczki do przechowywania dokumentów. Szafy metalowe spełniające założenia normy EN 15659 to rozwiązanie idealne dla wszystkich osób, które przechowują w biurze ważne dokumenty, umowy czy też papiery wartościowe lub gotówkę. Właściwie wybrana szafka na akta gwarantuje zabezpieczenie nie tylko przed kradzieżą czy też złamaniem przepisów RODO, ale również przed zdarzeniami, takimi jak pożar.
Wybór odpowiedniej szafki na akta – podsumowanie
Szafy metalowe na akta powinny być wybrane zgodnie z ich przeznaczeniem. Decydując się na konkretny model, należy uwzględnić wartość przechowywanych dokumentów i na tej podstawie podjąć decyzję odnośnie do klasy zabezpieczenia. Z uwagi na to, że materiały takie jak akta, papiery wartościowe czy też gotówka w kontakcie z ogniem mogą ulec szybkiemu zniszczeniu, przy zakupie należy uwzględnić klasę ognioodporności produktu. Szafki na akta osobowe w tym kontekście powinny spełniać założenia norm EN 15659.